Primirea și acceptarea facturilor
Este un proces nou care deja dă antreprenorilor multe bătăi de cap. Este bine să știți, încă de la început că, după implementarea totală a sistemului, nerespectarea procedurilor va aduce o dublă sancțiune – amendă de 15% din valoarea facturii și, în plus, cheltuielile/ achizițiile devin nedeductibile. Însă despre acestea lucruri vorbim puțin mai târziu.
Așadar, facturile se consideră ACCEPTATE atunci când sunt disponibile pentru descărcare din sistem. Aici este problema!Trebuie să te uiți cu mare atenție dacă factura acceptată este pentru tine, că este corect întocmită, din toate punctele de vedere.Dacă factura nu ți se cuvine sau nu este corectă ai posibilitatea să o REFUZI, iar motivul trebuie să fie:
-
Legitim
-
Justificat
-
Ușor de explicat
-
Ușor de dovedit
Inclusiv în instanță, dacă este cazul.
Refuzul sau solicitarea de corecție a unei facturi se face tot prin sistemul RO e-factura, prin căsuța de mesaje. Atenție mare atunci când achiziționezi ceva de la un furnizor cu care nu ai o relație și nu ai date de contact. Poți fi un cumpărător de bună credință, primești factura pe loc, printată pe hârtie, o achiți corespunzător, apoi stai cu ochii pe SPV să o primești în format XML e-factura ca să poți introduce în contabilitate. Poți să rămâi cu ochii-n soare iar factura printată devine o simplă hârtie, bună de aruncat la gunoi.
Ce este de făcut?
-
Să îți alegi furnizorii cu mare atenție
-
Să îți modifici fluxurile de documente din firmă
-
Să îți ajustezi procesele și procedurile din firmă
-
Să te asiguri că toate achizițiile sunt acoperite de e-facturi
-
Să accepți doar facturile corecte
-
Să refuzi facturile incorecte
-
Să soliciți modificare acestora și să te asiguri că asta se întâmplă
Și încă ceva: dacă o factură NU ți se cuvine, nu o introduci în contabilitate. Pentru că am observat și opinii cu care nu sunt de acord.
-
Legislația românească: „Factura transmisă prin RO e-factura face obiectul acceptării”
-
Directiva UE: „Sub rezerva acceptării”
Este o diferență MARE!
Schimbarea modului de lucru
Odată cu implementarea e-factura, administratorii de firmă trebuie să înțeleagă că se schimbă fluxurile de lucru. Dacă până acum actele circulau de la antreprenor către contabil, ca acesta să întocmească actele pentru ANAF, de la 1 ianuarie 2024 avem următoarele direcții:
-
Antreprenorul trimite către ANAF dar și descarcă din SPV facturile de la furnizor
-
Contabilul preia informațiile de la ANAF în format electronic
-
Întocmește declarațiile și verifică dacă acestea sunt corecte
-
În viitor, declarațiile de TVA vor fi predefinite iar în cazul SAF-T vom raporta tot, toate tranzacțiile, stocurile
Ce este SAF-T? Este un standard de raportare internațional.
-
Conține informații despre clienți și furnizori
-
Detalii ale tranzacțiilor
-
Toate facturile emise și primite
-
Cu detalii la nivel de poziție de pe factură, codificate
-
Info despre stocuri și inventare
-
Date privind impozitele colectate și primite
-
Detalii ale conturilor contabile
Rolul contabilului se va schimba radical după implementarea totală a e-facturii și a SAF-T. Contabilul nu va mai introduce manual documente ci se va concentra pe interpretarea contabilă și analiza acestor date. Mă bucură enorm, pentru că acesta este rolul unui contabil: să ofere informații contabile în scopul conducerii unei afaceri, nu să lingă hârtii și să lucreze pentru ANAF!
Contabilul este cel care păzește firma.
-
Vă interpretează cifrele
-
Vă atenționează când nu stați bine
-
Vă ajută să luați decizii
-
Vă citește în balanță ca în ghioc
-
Vă încurajează să mergeți mai departe într-un mod sănătos
Și da, contabilul va trebui să îl învețe pe antreprenor cum să folosească informația contabilă ca să își gestioneze afacerea. Dar, până ajungem acolo, să ne întoarcem la e-factura.
Termene si amenzi
Hai să vedem care sunt termenele valabile, astăzi, pentru e-factura:
-
Termenul de la care e-factura este obligatorie, este de 1 ianuarie 2024. Reține asta!
-
Termenul de transmitere este de 5 zile. Și vreau să reții de pe acum acest termen, ca să nu te confuzezi și mai tare, deoarece este în prezent de 5 zile lucrătoare, după care se va schimba în 5 zile calendaristice.
-
Termenul de descărcare de pe site-ul ANAF a facturilor primite este de 60 zile, dar vom discuta într-un alt material despre descărcarea și arhivarea facturilor din sistemul Ro-e-Factura.
-
Perioada 1 ianuarie – 31 martie este perioada de grație, fără amenzi! Dar, la sfârșitul acestei perioade, trebuie să ne asigurăm că facturile emise de la 1 ianuarie sunt transmise toate!
-
Perioada 1 apr – 30 iunie – avem amenzi de la 1.000 lei pentru netransmitere
-
Perioada de după 1 iulie – se complică și avem amenzi de 15% în valoarea totală a facturilor pentru:
-
Netransmiterea facturilor emise în sistemul Ro-e-Factura
-
Înregistrarea în contabilitate a facturilor neprimite prin SPV
Unde este confuzia?
(…)
Continuarea, pe valentinasaygo.ro
